I datori di lavoro sono obbligati ai sensi della normativa sul lavoro dei disabili della legge n. 68 del 1999 ad assumere almeno un lavoratore disabile se la forza lavoro aziendale è pari o superiore a 15 dipendenti. Sono previsti degli specifici criteri di computo dei dipendenti per stabilire se scatta l’obbligo di assunzione dei disabili e la quota di riserva. E’ altresì previsto dalla normativa un obbligo comunicativo annuale al quale devono attenersi tutte le aziende: inviare il Prospetto Informativo entro il 31 gennaio. Tale adempimento va effettuato telematicamente.

Il Prospetto informativo disabili (PID) è una dichiarazione che i datori di lavoro con 15 o più dipendenti, inclusi nel computo dell’organico aziendale, devono presentare al servizio provinciale competente. Nel Prospetto informativo l’azienda indica la propria situazione occupazionale rispetto agli obblighi di assunzione di personale disabile e/o appartenente alle altre categorie protette, insieme ai posti di lavoro e alle mansioni disponibili, come previsto dalla Legge 12 marzo 1999 n. 68.

A stabilire l’obbligo d’invio del prospetto informativo è l’articolo 9 comma 6 della Legge n. 68 del 1999: ”I datori di lavoro, pubblici e privati, soggetti alle disposizioni della presente legge sono tenuti ad inviare agli uffici competenti un prospetto dal quale risultino il numero complessivo dei lavoratori dipendenti, il numero ed i nominativi dei lavoratori computabili nella quota di riserva di cui all'articolo 3 (i lavoratori disabili), nonché i posti di lavoro e le mansioni disponibili per i lavoratori di cui all'articolo 1”. Il Ministro del lavoro e della previdenza sociale ha poi stabilito  la periodicità dell'invio dei prospetti ed il contenuto degli stessi. I prospetti sono pubblici e quindi accessibili a tutti.

Quindi in base a quanto previsto dal comma 6 dell’art. 9 L. 68/1999, i datori soggetti alle norme in materia di collocamento dei disabili devono inviare in via telematica agli uffici competenti questo prospetto informativo. Si tratta di una fotografia annuale dell’organico aziendale al 31 dicembre dell’anno precedente.

La finalità è quella di condividere con l’Ufficio Collocamento mirato tutte le informazioni utili ad attuare la normativa della legge n. 68 del 1999 in favore dei soggetti disabili beneficiari. Tale normativa mira a favorire l’inserimento lavorativo di questi soggetti.

Modalità di invio telematico del prospetto informativo. Il Decreto Legge n. 112 del 2008, convertito dalla Legge 133/2008, ha introdotto l’obbligo di trasmissione esclusivamente per via telematica del Prospetto Informativo Aziendale, con il quale i datori di lavoro, pubblici e privati (che occupano almeno 15 dipendenti), secondo le disposizioni contenute nel Decreto interministeriale 2 novembre 2010, comunicano ai servizi competenti entro il 31 gennaio la loro situazione occupazionale, riferita al 31 dicembre dell'anno precedente, ai fini dei successivi adempimenti di legge.

Obbligo di invio solo se ci sono cambiamenti nell’organico aziendale. Il prospetto informativo deve essere inviato solamente nel caso in cui si siano verificati, nell’organico aziendale, cambiamenti tali da modificare gli obblighi di assunzione o da incidere sul calcolo della quota di riserva. Il Ministero del Lavoro nella circolare n. 2 del 2010 ha infatti stabilito: “i datori di lavoro che, rispetto all’ultimo prospetto annuale inviato, non hanno subito cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva, non sono tenuti all’invio del prospetto informativo”.

La comunicazione deve essere effettuata esclusivamente per via telematica costituendo mancato adempimento l’invio con strumenti diversi.

I sistemi informatici rilasciano una ricevuta dell’avvenuta trasmissione che fa fede, salvo prova di falso, per documentare l’adempimento di legge.

L’obbligo riguarda, quindi, anche le Pubbliche Amministrazioni, le quali devono seguire le istruzioni della Nota operativa del 30 dicembre 2014 la quale chiarisce, in particolare,  le modalità di compilazione del Prospetto Informativo per questi soggetti, a seguito delle novità introdotte dal Decreto Legge n.101 del 2013, convertito dalla Legge n.125 del 2013.

Datori di lavoro con sede e unità produttive in una sola regione. I datori di lavoro pubblici e privati, che hanno la sede legale e le unità produttive ubicate in un’unica Regione o Provincia Autonoma e che adempiono all’obbligo direttamente, inviano il Prospetto informativo presso il servizio informatico messo a disposizione dalla Regione o Provincia Autonoma.

Datori di lavoro con sedi in più regioni. I datori di lavoro pubblici e privati, che hanno la sede legale e le unità produttive ubicate in due o più Regioni o Province Autonome e che adempiono all’obbligo direttamente, inviano il prospetto informativo presso il servizio informatico ove è ubicata la sede legale dell’azienda. Nel caso di invio del Prospetto da parte di un’azienda capogruppo, la regola di invio segue quella dell’azienda capogruppo stessa.

I soggetti abilitati effettuano tutte le comunicazioni attraverso il servizio informatico regionale ove è ubicata la sede legale del soggetto abilitato stesso.

Nel caso specifico (alla luce delle novità introdotte dall'art. 4, co. 27, lett. B della legge n. 92/2012), ai fini della presentazione del prospetto informativo per il personale di cantiere va ricompreso anche quello direttamente operante nei montaggi industriali o impiantistici e nelle relative opere di manutenzione svolte in cantiere. Questo avviene indipendentemente dall'inquadramento previdenziale e quindi indipendentemente dalla circostanza che l'impresa sia classificabile come edile o che applichi un contratto collettivo dell'edilizia.

L'esclusione dal computo però opera limitatamente e strettamente al personale direttamente operante nei montaggi industriali o impiantistici e nelle relative opere di manutenzione “svolte in cantiere”.

Per “cantiere” si intende qualunque luogo in cui si effettuano lavori edili o di ingegneria civile ai sensi dell'art. 89 del D.Lgs. n. 81/2008 e dell’allegato X dello stesso decreto.