Rimborso spese amministratore: come funziona

Una delle principali cose che deve sapere un amministratore di una società è quale è la disciplina dei rimborsi spese per l’amministratore, quali tipologie di rimborsi sono consentite dalla legge e quale è il trattamento fiscale dei rimborsi spese degli amministratori.

Nella gestione di una società, infatti, l’amministratore oltre a percepire un compenso, avrà diritto anche al rimborso delle spese sostenute nell’esercizio della propria attività. E’ bene quindi sapere tra rimborso spese analitico, forfettario e misto, quale tipologia di rimborsi è consentito dalla legge.

Come funzionano i rimborsi spese amministratori

I rimborsi spese all’amministratore di società (srl, sas, Spa, snc, ecc.) dipendono dalla tipologia di rapporto instaurato tra la società e l’amministratore stesso.

Nella maggior parte dei casi l’amministratore di società non è titolare di partita IVA e quindi non è un amministratore professionista. In questo caso, quindi se l’amministratore non è un professionista, il rimborso delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto relative alle trasferte segue le regole connesse alla tipologia contrattuale scelta per l’inquadramento del compenso dell’amministratore.

Il compenso dell’amministratore, che può essere fisso o variabile in base agli utili o misto, viene trattato come una collaborazione coordinata e continuativa e quindi si parla di amministratore parasubordinato per il quale, per l’erogazione del compenso, è prevista l’emissione di una busta paga in quanto il trattamento è analogo a quello previsto per i dipendenti, o per meglio dire i co.co.co.

In questo caso abbiamo tre tipologie di rimborsi:

• Rimborso spese analitico;
• Rimborso spese forfettario;
• Rimborso spese misto.

Per la società il rimborso spese è deducibile se inerente all’attività lavorativa, ovviamente. Questo previo incarico di trasferta con indicazione del luogo e dei tempi di svolgimento.

A seconda della tipologia di rimborso (se analitico, forfettario o misto), come succede per i collaboratori ed i dipendenti, il rimborso spese erogato all’amministratore ha un diverso trattamento fiscale.

I rimborsi spese che non costituiscono reddito per l’amministratore non sono soggetti al principio di cassa e sono pertanto deducibili sempre con il principio di competenza.

Rimborso spese amministratore non professionista

Se l’amministratore è un lavoratore “parasubordinato” della società, quindi percepisce un compenso di amministratore quale collaboratore coordinato e continuativo, si applica l’art. 51 del TUIR. Tale normativa fiscale si applica anche quando l’amministratore ricopre nella stessa società un ruolo da dipendente (purché le due attività, cioè di amministratore e lavoratore subordinato, siano estranee e diverse fra loro e tale separazione sia evidente e provata).

La nozione di trasferta va distinta a seconda che si parli di lavoro dipendente o collaboratori coordinati e continuativi e altri titolari di redditi assimilati al lavoro dipendente.

Per i lavoratori dipendenti, si ha trasferta quando l’attività viene svolta fuori del Comune sede di lavoro identificabile in una delle sedi del datore di lavoro.

Per i co.co.co. si ha trasferta quando il collaboratore deve svolgere un’attività fuori dalla sede naturale identificata da contratto come la sede dove svolgere la sua attività lavorativa. In questo caso i rimborsi delle spese sostenute per raggiungere la sede di lavoro rappresentano un provento tassato (C.M. 16.11.2000 n. 207/E).

Se per il tipo di attività non è possibile determinare da contratto la sede di lavoro, né tantomeno identificare la sede lavorativa come quella della società, si farà riferimento al domicilio fiscale del collaboratore.

Rimborso spese analitico

Il rimborso spese analitico è un tipo di rimborso spese comprovato da documentazione giustificativa della spesa a piè di lista.

La spesa ha un trattamento fiscale diverso se guardiamo la situazione dal lato dell’amministratore oppure della società.

Per l’amministratore i rimborsi spese analitici di spese documentate per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, per trasferte effettuate fuori dal territorio comunale, non si considerano imponibili.

I rimborsi corrisposti all’amministratore relativi ad altre spese anche non documentate, come ad esempio le spese di parcheggio o di lavanderia, sono esclusi dal reddito imponibile nel limite di:

• 15,49 euro al giorno per le trasferte effettuate in Italia;
• 25,82 euro al giorno per le trasferte effettuate all’estero.

Per la società i rimborsi spese analitici relativi a spese di vitto e alloggio sono deducibili fino al limite di (art. 95 comma 3 del TUIR):

• 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia;
• 258,23 euro al giorno per trasferte effettuate all’estero.

Le indennità chilometriche, sono deducibili per la società nei limiti di costi auto di potenza fino a 17 cavalli o 20 cavalli se auto diesel secondo quanto previsto dall’art. 95 comma 3 del TUIR. Sono, invece, deducibili senza limiti le altre spese di viaggio come ad esempio il car-sharing e altre spese documentate.

Rimborso spese forfettarioIl rimborso spese forfettario è invece un’indennità e quindi per beneficiarne non è necessario che la spesa sia documentata.

Anche qui la disciplina fiscale va tenuta distinta per l’amministratore e la società.

Analizziamole separatamente.

Per l’amministratore, infatti, si considera non imponibile e, quindi esclusa dal reddito, l’indennità al netto delle spese di viaggio e trasporto, fino a:

• 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia;
• 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero.

La parte eccedente tali importi concorre a formare il reddito.

Per le società valgono le stesse regole del caso di rimborso spese analitiche, quindi le spese di vitto e alloggio sono deducibili fino al limite (art. 95 comma 3 del TUIR) di:

• 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia;
• 258,23 euro al giorno per trasferte effettuate all’estero.

Anche in questo caso le indennità chilometriche, sono deducibili per la società nei limiti di costi auto di potenza fino a 17 cavalli o 20 cavalli se auto diesel secondo quanto previsto dall’art. 95 comma 3 del TUIR. Sono, invece, deducibili senza limiti le altre spese di viaggio come ad esempio il car-sharing e altre spese documentate.

Rimborso spese misto

Per quanto riguarda i casi di rimborso spese misto, parliamo di rimborso spese in parte giustificato da documentazione attestante le spese ed in parte come rimborso in veste di indennità di trasferta. In questo caso per l’amministratore si parte dai limiti di non imponibilità previsti in caso di indennità forfettaria e di riducono: di un terzo se la società rimborsa a parte il vitto o l’alloggio; di due terzi in caso la società rimborsi a parte sia delle spese di vitto che di alloggio.

Trasferte effettuate nel territorio del comune

Per le trasferte effettuate nel territorio del comune dove si trova la sede di lavoro dell’amministratore, si applicano le stesse regole dei dipendenti previste all’art. 51 comma 5 del TUIR. Tale articolo tra le altre cose stabilisce che: “Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito”. Quindi sono imponibili in capo all’amministratore (in questa sede equiparato ad un dipendente) i rimborsi spese ad eccezione di quelli relativi alle spese di trasporto (ad esempio taxi, mezzi pubblici) comprovati da apposita documentazione rilasciata dal soggetto che effettua il trasporto, tranne che le spese effettuate per l’uso di mezzi propri.

Rimborso spese amministratore professionista

Come già detto prima il rimborso spese per trasferte corrisposto agli amministratori può essere di tipo analitico (supportato da documenti giustificativi), forfettario (in forma di indennità) o misto (in parte documentato e in parte corrisposta come indennità).

Il tipo di rimborso determina un altrettanto diverso trattamento fiscale.

Il rimborso spese corrisposto all’amministratore può essere dedotto se risulta essere inerente all’attività lavorativa, sempreché ci sia incarico di trasferta in cui vengano indicati luoghi e tempi di svolgimento della trasferta.

Qualora l’amministratore beneficiario del compenso per trasferte sia un amministratore “professionista” e quindi titolare di partita IVA, i rimborsi sono assimilati ai compensi professionali proprio perché le spese di trasferta concorrono alla formazione del reddito professionale.

Si applica quindi la disciplina prevista per il reddito dei lavoratori autonomi, cosicché il rimborso spese va assoggettato ad Iva ed al prelievo della ritenuta.

Quindi le spese di trasferta anticipate dall’amministratore per le quali si chiederà rimborso alla società, rientrano tra i compensi percepiti dal professionista e concorrono alla formazione del reddito. In questo caso tali spese devono essere inserite in fattura e assoggettate sia ad Iva che a ritenuta.

Qualora le spese di vitto e alloggio siano sostenute direttamente dalla società non saranno considerate compenso in natura né tantomeno reddito per il professionista che opera come amministratore della società. Quindi per la società si tratta di spese deducibili indipendentemente dal riaddebito in fattura da parte dell’amministratore.