Rimborso spese cellulare ai dipendenti: quando si applica la tassazione Irpef

Nello svolgimento delle attività lavorative i datori di lavoro il più delle volte si trovano nella situazione di mettere a disposizione dei propri dipendenti svariati beni aziendali, anche detti benefit. Questi benefit sono ad esempio: buoni pasto, telefono cellulare aziendale, auto aziendale, utilizzo di alloggi, polizze assicurative o anche prodotti aziendali ceduti ai dipendenti a condizioni favorevoli rispetto ai terzi. Ma cosa succede se il datore di lavoro eroga un rimborso spese cellulare al dipendente? Proviamo ad approfondire questo aspetto.

Nella maggior parte dei casi si tratta comunque di beni che non devono essere obbligatoriamente concessi al dipendente, per i quali l’azienda trova un accordo con il lavoratore, perché il bene in questione, ad esempio il telefono cellulare o l’auto aziendale, non sarà mai veramente utilizzato dal dipendente lavoratore ad uso esclusivamente aziendale, ma anche per fini personali. Accade quindi che l’azienda chiede al lavoratore un contributo per l’utilizzo di quel benefit. Oppure può accadere che l’azienda chieda al dipendente di anticipare la spesa d’acquisto, ad esempio del telefono cellulare, e di traffico telefonico dello stessa per poi procedere con il rimborso spese.

Detto questo, l’interesse cade principalmente sulla questione relativa all’utilizzo dei telefoni cellulari aziendali da parte dei dipendenti. L’Agenzia delle Entrate con risoluzione 74/E del 2017 risponde ad una società circa le modalità di tassazione del rimborso spese telefoniche ai dipendenti. Ci si chiede, infatti, se le spese anticipate dal dipendente lavoratore per il telefono aziendale e, poi rimborsate dall’azienda al dipendente stesso, siano soggette a tassazione IRPEF e quindi partecipino alla formazione della base imponibile, quindi al reddito da lavoro dipendente del lavoratore.

Vediamo nello specifico.

Rimborso spese telefono cellulare: come gestirli al meglio

Aziende e lavoratori, quindi, sempre più spesso si chiedono come debbano essere considerate dal punto di vista fiscale le spese rimborsate per i telefoni cellulari dati in usi ai dipendenti, dato che sono utilizzati sia per lavoro che per esigenze private.

Il delicato tema di quale sia il regime fiscale da applicare alle spese per telefoni cellulari concessi in uso ai lavoratori dipendenti, viene affrontato e chiarito dall’Agenzia delle Entrate con risoluzione n.74/E del 20 giugno 2017.

Il caso affrontato. Nello specifico la società istante si trova nella posizione di dover sostenere spese telefoniche per i cellulari concessi in uso ai dipendenti. Gli stessi lavoratori sono autorizzati dalla società all’utilizzo del cellulare anche per scopi privati, con un sistema che permette di calcolare il traffico complessivo delle chiamate private per poter poi girare il costo ai dipendenti. Tuttavia essendo telefoni cellulari che nascono a scopo aziendale, sono a funzionalità ristretta e quindi i dipendenti si trovano costretti ad avere un ulteriore telefono cellulare proprio per l’utilizzo delle più svariate tecnologie informatiche. Per ovviare a questo problema, nonché per cercare di ridurre i costi, l’istante vorrebbe introdurre una diversa modalità di gestione del servizio, che permetterebbe ai dipendenti di avere un solo telefono utile a tutte le proprie esigenze.

La soluzione prospettata dalla società istante prevede che, oltre a alla modalità di gestione di cui abbiamo parlato sopra, sia previsto per i dipendenti che lo richiedano di scegliere alternativamente tra due modalità di gestione della spesa prospettate:

il telefono viene acquistato dal dipendente a sua scelta e a sue spese; il contratto relativo al servizio di telefonia e traffico dati è stipulato dal dipendente con il gestore da lui scelto e tutte le spese sono quindi da lui direttamente sostenute.

Ed è qui che nasce la richiesta di chiarimento da parte della società istante all’Agenzia delle Entrate, in quanto il dipendente continuando ad usare il telefono sia per finalità private che aziendali è soggetto al rimborso, da parte della società, dei costi sostenuti per quanto riguarda l’uso ai fini aziendali del telefono cellulare.

L’istante chiede infatti che sia verificato quale tipo di trattamento fiscale applicare alle somme rimborsate, ai fini della tassazione del reddito di lavoro dipendente di cui all’art. 51 del TUIR.

Rimborso spese telefono cellulare: cosa dice l’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate, con la Risoluzione n. 74/E del 20 giugno 2017, in merito al caso di cui discusso in precedenza ha chiarito che: il rimborso forfettario contribuisce alla determinazione del reddito del lavoratore, a norma dell’art. 51 comma 1 del TUIR il quale, in relazione al principio dell’onnicomprensività stabilisce che “tutte le somme ed i valori in genere a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro" costituiscono reddito imponibile per il dipendente.

Quindi secondo l’Agenzia delle Entrate le somme che il datore di lavoro corrisponde al lavoratore come rimborso spese entrano a far parte del reddito di lavoro dipendente, a meno che non si tratti di rimborsi per spese di trasferta o di trasferimenti, come stabilito dai commi 5 e seguenti dell’articolo 51 del TUIR.

Casi di esclusione. Sempre secondo l’Agenzia le spese rimborsate in maniera forfettaria al lavoratore sono escluse dalla base imponibile soltanto se lo prevede una specifica legge, o altrimenti individuando i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro attraverso elementi oggettivi e accertabili tramite apposita documentazione. In questo modo si può evitare che i rimborsi spese vengano inclusi nella base imponibile e quindi tassati secondo le norme dei redditi di lavoro dipendente.

Tuttavia per il costo relativo al all’utilizzo dei telefoni cellulari sia per il traffico voce che per il traffico dati che il datore di lavoro rimborsa al dipendente, non supportato da elementi e parametri oggettivi come ad esempio il numero di telefono del destinatario, partecipa alla determinazione del reddito di lavoro dipendente a meno che il Legislatore non disponga diversamente.

Mentre, invece, l’Amministrazione Finanziaria con circolare n. 326 del 1997 ha ritenuto che "possano essere esclusi da imposizione quei rimborsi che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro anticipate dal dipendente per snellezza operativa, ad esempio per l’acquisto di beni strumentali di piccolo valore, quali la carta della fotocopia o della stampante, le pile della calcolatrice, etc.". Relative quindi alla vera e propria gestione aziendale e anticipate dal dipendente solo per velocizzare il processo d’acquisto.

In estrema sintesi, si può quindi affermare che in sede di determinazione del reddito di lavoro dipendente, le spese sostenute dal lavoratore e ad esso rimborsate in modo forfetario sono escluse dalla base imponibile solo se il criterio forfetario sia stato previsto dal legislatore.

Se il legislatore non si è espresso? Qualora il legislatore non abbia indicato tale criterio forfetario, i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse del datore di lavoro, devono essere individuati sulla base di elementi oggettivi, con documenti accertabili, al fine di evitare che il relativo rimborso concorra alla determinazione del reddito di lavoro dipendente.