Dal 1° gennaio 2019 diventa obbligatoria la fatturazione elettronica. Tale sistema di fatturazione già in vigore nei rapporti tra privati e PA (Pubblica Amministrazione) diviene obbligatoria per tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia.

Sparisce quindi la fattura cartacea che ci ha accompagnato negli anni e si lascia spazio ad una nuova forma di fattura che rivoluzionerà completamente il concetto di fatturazione che ha caratterizzato l’Italia fino a questo momento.

Fattura elettronica obbligatoria dal 2019

Dal 1° gennaio 2019 tutti gli operatori economici hanno l’obbligo di emettere fattura elettronica. L’obbligo riguarda tutte le operazioni cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia.

L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda sia i rapporti tra privati quindi le operazioni B2C (Business to Consumer) che le operazioni tra soggetti IVA e quindi operazioni B2B (Business to Business).

La fatturazione elettronica è stata introdotta in Italia in prima battuta dal Decreto Legislativo n. 127 del 2015 che all’art.1 comma 3 stabiliva che “Con riferimento alle operazioni rilevanti ai fini  dell’imposta sul valore aggiunto  effettuate  dal  1°  gennaio  2017,  i  soggetti passivi possono optare per  la  trasmissione  telematica  all’Agenzia delle entrate dei dati di tutte le  fatture, emesse e ricevute,  e delle relative variazioni, effettuata anche mediante  il  Sistema  di Interscambio di cui all’articolo 1, commi 211 e 212, della  legge  24 dicembre 2007, n. 244. L’opzione ha effetto dall’inizio dell’anno solare in cui è esercitata fino alla fine del quarto anno solare successivo e, se non revocata, si estende di quinquennio in quinquennio”.

Quindi già dal 2017 gli operatori economici potevano inviare all’Agenzia delle Entrate i dati di tutte le fatture emesse e ricevute ed eventuali variazioni. Una volta esercitata tale opzione vi era un obbligo prima quadriennale e poi di 5 anni.

Tuttavia, in una visione di utilizzo più ampia della fatturazione elettronica, è intervenuta la legge 27 dicembre 2017, n. 205 che all’art. 1 comma 909 introduce l’obbligo di fatturazione elettronica, utilizzando il Sistema d’Interscambio SdI, per tutte le operazioni di cessione di beni e prestazione di servizi effettuate tra operatori residenti, stabiliti nel territorio dello Stato, quindi sia nei rapporti B2B che B2C.

Fattura elettronica tra privati e tra b2b

Imprese, lavoratori autonomi, professionisti e tutti i soggetti iva che operano sul mercato sono chiamati dal 1° gennaio 2019 ad emettere fattura elettronica.

La fattura elettronica è obbligatoria sia nel caso di cessione del bene che di prestazione di servizio, ed è obbligatoria sia:

• nei rapporti B2B, cioè quando cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva, quindi tra due imprese, due professionisti, tra impresa e professionista ed altro;
• nei rapporti B2C, cioè quando la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale, quindi ad esempio l’avvocato che fattura al cliente, l’impresa di lavori che emette fattura ad un cliente per ristrutturazione e simili.

L’Agenzia delle Entrate cerca di supportare gli operatori IVA mettendo a disposizione diversi servizi gratuiti per la predisposizione delle fatture elettroniche, per trasmetterle e riceverle, per conservarle nel tempo in maniera sicura e inalterabile nonché per consultare e acquisire la copia originale delle fatture elettroniche correttamente emesse e ricevute.

Invio tramite intermediari. La legge istitutiva dell’obbligo di fatturazione elettronica chiarisce che gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio. Resta comunque la responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio.

I consumatori finali nei rapporti con le imprese, con i professionisti e con tutti i soggetti IVA saranno destinatari di fattura elettronica. A detta della norma, le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

Tuttavia una copia della fattura elettronica ovvero in formato analogico sarà messa a disposizione del soggetto consumatore finale direttamente da chi emette la fattura. I consumatori finali possono comunque rinunciare alla copia elettronica o in formato analogico della fattura.

Fattura elettronica: a cosa serve

Una volta predisposta, la fattura elettronica va salvata in formato obbligatorio XML. Tutti gli altri formati, ad esempio il PDF sono consentiti ma solo per poterla visualizzare.

Il formato XML è quello che permette di inviare la fattura elettronica; ma non solo: proprio grazie al formato XML (eXtensible Markup Language), è possibile rendere più rapido il processo di contabilizzazione dei dati delle fatture, riducendo i costi di gestione di tale processo e gli errori che si possono generare dall’acquisizione manuale dei dati.

Inoltre, con la fattura elettronica è certa la data di emissione e consegna della fattura e quindi si incrementa l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.

In termini fiscali, la fattura elettronica permette:

• agli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture (cioè soggetti che effettuano operazioni diverse da quelle previste dall’art. 22 del Dpr n. 633/1972) e che si avvalgono dei dati che l’Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione, sulla base delle regole previste da provvedimento dell’Agenzia stessa, di non avere più l’obbligo di tenere i registri Iva (artt. 23 e 25 del Dpr n. 633/1972);
• per tutti gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni (ci si riferisce al termine di decadenza di cui all’art. 57, primo comma, del Dpr n. 633/1972 e al termine di decadenza di cui all’art. 43, primo comma, del Dpr n. 600/1973);
• a qualsiasi operatore, così come i consumatori finali, in qualsiasi momento di consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso un semplice e sicuro servizio online messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Si considera “non emessa” la fattura predisposta ed inviata in un formato diverso da quello XML.

Infine, non dimentichiamo il risparmio in termini economici oltre a quello di tempo. Con la fatturazione elettronica si risparmia la carta, i costi di stampa, di spedizione e di conservazione dei documenti. Infatti, le fatture elettroniche possono essere conservate tramite il servizio reso disponibile dall’Agenzia delle Entrate.

Fatturazione elettronica verso la PA

La fattura elettronica in realtà ha avuto avvio già nel 2016, relativamente ai rapporti con la Pubblica Amministrazione.

Dal 2016, infatti, tutti i soggetti IVA che hanno rapporti in termini di cessioni di beni o prestazioni di servizio con la PA emettono fattura elettronica.

Affinché il sistema possa funzionare, la Pubblica Amministrazione assoggetta all’obbligo di fatturazione elettronica deve comunicare ai fornitori un codice univoco composto da lettere e numeri detto codice ufficio per la fatturazione elettronica.

Il codice ufficio deve essere riportato nella fattura elettronica insieme a: Partita IVA, indirizzo, data del documento e tutti gli altri dati rilevanti ai fini fiscali.

Per quanto riguarda le regole tecniche per la fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni restano valide le regole riportate nel Decreto Ministeriale n. 55/2013 e nel sito www.fatturapa.gov.it.

Mentre le regole tecniche definite nel provvedimento del 30 aprile 2018 sono valide solo per le fatture elettroniche tra privati.

Fattura elettronica: come funziona

L’Agenzia delle Entrate con provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 definisce le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche.

A livello di contenuto la fattura elettronica è uguale alla fattura cartacea, si differenzia da quest’ultima solo per due aspetti:

• va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;
• deve essere trasmessa elettronicamente al cliente attraverso il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Cos’è il Sistema di Interscambio SdI. Il SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:

• verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura;
• controlla che la partita Iva del fornitore, detto anche cedente/prestatore e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente cioè il cessionario/committente siano esistenti.

Se dai controlli svolti risulta tutto corretto, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, attraverso “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.

QuindIn definitiva, quindi, i i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee, la novità è la presenza dell’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.

Fatturazione elettronica differita

In materia di fattura differita si parla di fattura elettronica differita, restano valide le regole che permettono di predisporre la fattura elettronica differita entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione secondo quando previsto dall’articolo 21, comma 4 lett. a), del D.P.R. n. 633/72.

Questo permette all’utente di avere più tempo per predisporre e trasmettere al SdI la fattura elettronica, mentre al momento dell’operazione resta l’obbligo di rilasciare al cliente un documento di trasporto o altro documento equipollente anche su carta.

SDI e fattura elettronica: che controlli esegue

Abbiamo detto precedentemente che il SdI opera come un postino nell’ambito della fatturazione elettronica, ma nello svolgere questo compito attua anche una serie di verifiche e controlli; nello specifico:

• verifica che siano compilati almeno i campi relativi ai dati obbligatori ex art. 21 relativo alla fattura ordinaria ovvero 21bis per la fattura semplificata del d.P.R. n. 633/72;
• verifica che sia compilato il campo “Codice Destinatario”, in base al quale il SdI può comprendere dove recapitare la fattura elettronica;
• verifica che i valori della PIVA del cedente/prestatore e della PIVA o del CF del cessionario/committente siano presenti in Anagrafe Tributaria;
• verifica che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’IVA.

Tutti gli altri dati non vengono controllati dal Sistema di interscambio.

Nel caso di fatturazione elettronica tra privati i file possono anche non essere firmati digitalmente; per quelli firmati il SdI esegue controlli sulla validità del certificato di firma.

Casi di scarto. Può succedere che il SdI trovi errori ed inesattezze all’atto dei suoi controlli, in questo caso la fattura non viene accettata e anzi finisce scartata.

I casi in cui il SdI scarta la fattura sono i seguenti:

• non siano compilati tutti i campi relativi ai dati obbligatori ex art. 21 ovvero 21bis del d.P.R. n. 633/72 rispettivamente fattura ordinaria e fattura semplificata;
• nel caso in cui non sia compilato il campo “Codice Destinatario” ovvero il campo sia compilato con un codice inesistente;
• nel caso in cui i valori della PIVA del cedente/prestatore e della PIVA o del CF del cessionario/committente siano inesistenti;
• nel caso in cui ci sia incoerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’IVA;
• nel caso in cui la fattura elettronica sia firmata digitalmente e il certificato di firma non è valido.

Qualora la fattura elettronica sia scartata dal SdI si considera “non emessa”.

Fattura elettronica: esclusi i soggetti con il regime forfettario

Come abbiamo più volte detto la fatturazione elettronica riguarda tutti gli operatori economici soggetti IVA che operano sul mercato. Tale obbligo sussiste sia che la fattura venga emessa ad un privato, che ad un altro soggetto IVA.

Abbiamo anche visto che quando la fattura elettronica viene emessa nei confronti di un privato, una copia della fattura elettronica o in formato digitale sarà consegnata al soggetto, nonostante quella resa disponibile tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.

Fatta questa premessa, c’è da dire però che la legge tenuto conto di soggetti di più piccole dimensioni o con esigenze particolari ha previsto casi di esonero dall’obbligo di emissione delle fatture elettroniche.

La legge stabilisce che “Sono esonerati dalle predette disposizioni ai soggetti passivi che rientrano nel cosiddetto "regime di vantaggio" di cui all’articolo 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111, e quelli che applicano il regime forfettario di cui all’articolo 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190 “

Quindi sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica le imprese ed i lavoratori autonomi che rientrano nel:

• regime di vantaggio previsto dall’art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111;
• regime forfettario previsto dall’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190.

Nonostante gli operatori in regime di vantaggio o forfettario beneficiano di tale esclusione, possono comunque scegliere di emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.

Oltre che ai soggetti regime di vantaggio e a quelli forfettari, possono scegliere di emettere fattura elettronica anche i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), i quali erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.

Fattura elettronica: compilazione

La compilazione di una fattura elettronica prevede innanzitutto che il soggetto sia abbia un pc, un tablet o uno smartphone e un software idoneo alla compilazione della fattura e alla predisposizione del file XML.

L’Agenzia delle Entrate nell’ottica di semplificare l’approccio alla fatturazione elettronica ha messo a disposizione degli utenti tre programmi per predisporre la fattura elettronica. Per i soggetti che gestiscono in entrata ed in uscita un elevato numero di fatture è possibile comunque utilizzare software più avanzati, rilasciati magari dagli stessi produttori di software gestionali.

I programmi messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate sono:

• una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia, tuttavia per l’uso di tale procedura occorre disporre necessariamente di una connessione in rete;
• un software scaricabile su PC, in questo caso tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete;
• un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple (anche in questo caso è necessario disporre di una connessione in rete.

Fattura elettronica: invio

Se da una parte viene lasciata ampia libertà di scelta ai soggetti IVA circa il software da utilizzare per la predisposizione delle fatture elettroniche, dall’altra parte invece per l’invio c’è una certa intransigenza.

Le fatture elettroniche infatti vanno inviate sempre tramite SdI, altrimenti sono considerate come non emesse.

Modalità di trasmissione. Così come specificato dall’Agenzia delle Entrate nell’apposita guida, la trasmissione del file XML, contenente la fattura elettronica, allo SdI può avvenire in vari modi:

• attraverso un servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente di caricare il file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC;
• attraverso la procedura web ovvero l’App Fatturae messe a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate; attraverso una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
• si può utilizzare un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI.

Quest’ultima modalità permetterà di creare un canale telematico sempre attivo tra il server di un soggetto ed il Sistema d’interscambio (SdI). È una procedura dedicata soprattutto a coloro i quali gestiscono un elevato numero di fatture ed hanno un grado di informatizzazione elevato. Per l’attivazione del canale è necessario stipulare un accordo di servizio con il SdI.

L’invio della fattura può essere fatto direttamente o tramite un intermediario o un provider di servizi specifici. Affinché il SdI riesca a recapitare la fattura è necessario che si inserisca in fattura l’indirizzo telematico comunicato dal cliente, che può essere un “Codice Destinatario” alfanumerico di 7 cifre oppure un indirizzo PEC.

Mancanza del codice. Nel caso in cui la fattura sia diretta ad un consumatore finale ovvero un operatore in regime di vantaggio o forfettario ovvero un piccolo agricoltore che non sono in possesso di alcun codice o ancora il cliente ometta di comunicare il suo indirizzo telematico, il fornitore indicherà nel campo “Codice Destinatario” il valore “0000000”, ma poi dovrà rilasciare al suo cliente una copia su carta o tramite mail della fattura inviata al SdI comunicandogli anche che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

Fattura elettronica: conservazione

Le fatture elettroniche, così come quelle cartacee e glia altri documenti contabili devono essere obbligatoriamente conservati.

In merito a tale tema della conservazione elettronica di tali documenti si è espressa anche la legge, che all’art.39 del DPR 633/1972, tra le altre cose, stabilisce che: “Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico”.

Tuttavia, la conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, ma un processo regolamentato tecnicamente dalla legge attraverso il CAD, cioè il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Vantaggi della conservazione elettronica. La conservazione delle fatture in formato elettronico garantisce che nel tempo le fatture:

• non vadano perse;
• siano sempre leggibili;
• possano essere recuperate in originale.

Generalmente la conservazione elettronica viene gestita da operatori specializzati, ma con l’introduzione obbligatoria della fattura elettronica dal 2019 per tutti i soggetti IVA, l’Agenzia delle Entrate gratuitamente mette a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

Tale servizio è, accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.