Studi professionali: riapertura con nuovi obblighi anti Covid-19 degli uffici aperti al pubblico

Gli studi professionali devono rispettare norme e protocolli anti Covid-19 nazionali e regionali degli uffici aperti al pubblico, riorganizzando gli spazi, le postazioni di lavoro ed ottemperando alle disposizioni in caso di ricezione del cliente. Per gli studi professionali con lavoratori dipendenti, va rispettato, inoltre, quanto previsto dal D.P.C.M. 17 maggio 2020 e dal protocollo anti-contagio nei luoghi di lavoro del 24 aprile 2020, nonché quanto previsto dall’Inail nelle proprie circolari e comunicati stampa in materia di responsabilità civili e penali del datore di lavoro.

Esistono quindi due adempimenti da farsi per tutti i professionisti, dagli avvocati ai notai, dagli ingegneri ai medici, dai consulenti del lavoro ai dottori commercialisti e tutti coloro che esercitano attività professionali negli studi e uffici.

Il primo adempimento riguarda la tutela della forza lavoro assunta con contratto di lavoro subordinato, da parte del professionista o dello studio professionale, ossia la necessità di ricorrere in via prioritaria alle forme di lavoro a distanza (telelavoro, lavoro agile o smart working) e comunque il rigoroso rispetto del protocollo anti-contagio nei luoghi di lavoro del 24 aprile. Questo quanto meno fino al 31 luglio 2020, in quanto è una disposizione normativa del Decreto Legge n. 33 del 2020.

Il secondo adempimento, in vigore dalla riapertura del 18 maggio 2020 o comunque con le norme contenute nel Decreto Legge n. 33 del 16 maggio 2020 e nel D.P.C.M. 17 maggio 2020 con i relativi allegati per settori, riguarda l'ottemperanza di a quanto previsto dal protocollo degli uffici aperti al pubblico, che è uno degli allegati al D.P.C.M. 17 maggio 2020.

Professionisti: nuovi obblighi anti Covid-19 dal 18 maggio 2020

Fermo restante che ai sensi dell'art. 1 comma 8 del Decreto Legge n. 33/2020 "è vietato l'assembramento di persone in luoghi pubblici o aperti al pubblico", e gli studi professionali sono da considerarsi luoghi che prevedono l'accesso del pubblico, fermo restante che secondo il comma 10 dello stesso articolo "le riunioni si svolgono garantendo il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro", ecco le indicazioni per gli uffici aperti al pubblico secondo gli allegati del D.P.C.M. 17 maggio 2020, in vigore da lunedì 18 maggio 2020, e che si applicano a tutti gli studi professionali, indipendentemente dalla presenza di lavoratori dipendenti e dalla ricezione di un cliente presso lo studio.

"UFFICI APERTI AL PUBBLICO:
Le presenti indicazioni si applicano al settore degli uffici, pubblici e privati, degli studi professionali e dei servizi amministrativi che prevedono accesso del pubblico.

• Predisporre una adeguata informazione sulle misure di prevenzione.
• Potrà essere rilevata la temperatura corporea, impedendo l’accesso in caso di temperatura > 37,5 °C.
• Promuovere il contatto con i clienti, laddove possibile, tramite modalità di collegamento a distanza e soluzioni innovative tecnologiche.
• Favorire l’accesso dei clienti solo tramite prenotazione, consentendo la presenza contemporanea di un numero limitato di clienti in base alla capienza del locale (vd. punto successivo).
• Riorganizzare gli spazi, per quanto possibile in ragione delle condizioni logistiche e strutturali, per assicurare il mantenimento di almeno 1 metro di separazione sia tra le singole postazioni di lavoro, sia tra i clienti (ed eventuali accompagnatori) in attesa. Dove questo non può essere garantito dovrà essere utilizzata la mascherina a protezione delle vie aeree.
• L’area di lavoro, laddove possibile, può essere delimitata da barriere fisiche adeguate a prevenire il contagio tramite droplet.
• Nelle aree di attesa, mettere a disposizione soluzioni idro-alcoliche per l’igiene delle mani dei clienti, con la raccomandazione di procedere ad una frequente igiene delle mani soprattutto dopo il contatto con riviste e materiale informativo.
• L’attività di front office per gli uffici ad alto afflusso di clienti esterni può essere svolta esclusivamente nelle postazioni dedicate e dotate di vetri o pareti di protezione.
• L’operatore deve procedere ad una frequente igiene delle mani con soluzioni idro-alcoliche (prima e dopo ogni servizio reso al cliente).
• Per le riunioni (con utenti interni o esterni) vengono prioritariamente favorite le modalità a distanza; in alternativa, dovrà essere garantito il rispetto del mantenimento della distanza interpersonale di almeno 1 metro e, in caso sia prevista una durata prolungata, anche l’uso della mascherina.
• Assicurare una adeguata pulizia delle superfici di lavoro prima di servire un nuovo cliente e una adeguata disinfezione delle attrezzature.
• Favorire il ricambio d’aria negli ambienti interni ed escludere totalmente, per gli impianti di condizionamento, la funzione di ricircolo dell’aria".

Gli obblighi di informazione nei confronti dei clienti possono essere ottemperati con adeguata cartellonistica. Laddove tali obblighi siano nei confronti dei lavoratori occorrerà seguire le disposizioni relative agli obblighi di informazione e formazione, anche in materia di Covid-19, della normativa sulla salute e sicurezza sul lavoro del D. Lgs. n. 81 del 2008.

La promozione del contatto telematico con i clienti va effettuata in tutti i casi in cui è possibile, così come va adottato l'accesso dei clienti su prenotazione, ma solo dopo aver riorganizzato gli spazi della sala d'attesa, della eventuale sala riunioni e dell'ufficio/stanza del professionista assicurando il mantenimento di almeno 1 metro di separazione più la dotazione della mascherina, nel caso non fosse possibile. In alternativa, adottare barriere fisiche tra il professionista, il dipendente e il cliente.

Il protocollo prevede che oltre alla sanificazione periodica dei luoghi, soprattutto in presenza di lavoratori dipendenti, va effettuata una adeguata pulizia delle superfici prima di servire un nuovo cliente e una adeguata disinfezione delle attrezzature. Ecco cosa significano pulizia, disinfezione e sanificazione.

Per le riunioni viene richiesta la priorità assoluta alle modalità a distanza e comunque fermo restante l'obbligo di evitare assembramenti, nella sala riunione va rispettata la distanza interpersonale di almeno un metro e l'uso della mascherina se la riunione è da ritenersi prolungata. Avendo bene a mente che il concetto di riunione prolungata non è quantificato in termini di minuti e quindi è preferibile dotare i presenti alla riunione di mascherina, laddove non già in dotazione.

Sanzioni: chiusura da 5 a 30 giorni e fino a 3.000 euro

Gli studi professionali con dipendenti hanno obblighi ulteriori riguardanti il rispetto del protocollo anti-contagio nei luoghi di lavoro del 24 aprile 2020 e hanno anche obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro che espongono a rischi civili e penali in caso di contagio di un dipendente.

Dal 18 maggio 2020, durante la fase 2 del Coronavirus, tutti gli studi professionali sono obbligati a rispettare le disposizioni sopra descritte che riguardano una riorganizzazione come uffici aperti al pubblico, quindi con ricezione di clientela.

Come specificato in questo approfondimento, il mancato rispetto delle disposizioni normative (Decreti Legge, D.P.C.M., ordinanze regionali), comporta delle sanzioni.

Il Decreto Legge n. 33 del 16 maggio 2020, fino al 31 luglio 2020, obbliga chi esercita attività economiche, produttive e sociali a rispettare le normative anti Covid-19, poi contenute nel D.P.C.M. 17 maggio 2020 fino al 14 giugno 2020. Il D.P.C.M. contiene tra gli allegati le misure per gli uffici aperti al pubblico, ma anche le sanzioni.

In caso di violazione che non assicuri “adeguati livelli di protezione”, quindi di dipendenti e clienti, scatta la sospensione dell’attività fino al ripristino delle condizioni di sicurezza.

Il prefetto per le norme nazionali o l'autorità regionale o locale che ha emesso l'ordinanza regionale laddove presente, possono irrogare poi la sanzione prevista per chi non rispetta il Decreto Legge n. 33 del 2020, quindi di conseguenza quanto disposto dal D.P.C.M. 17 maggio 2020 e relativi allegati. Tale sanzione è la chiusura dell'attività da 5 a 30 giorni con sanzione amministrativa da 400 a 3.000 euro.